English Title: HR and occupational health management in digital and demographic change. Needs in the German Federal Administration – A qualitative interview study

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Abstract

Die digitale Transformation und der demografische Wandel stellen für den Öffentlichen Dienst allgemein und die deutsche Bundesverwaltung im Speziellen erhebliche Herausforderungen dar. Einerseits entstehen durch die Digitalisierung neue Tätigkeitsanforderungen und Belastungsmuster für Fach- und Führungskräfte. Andererseits sieht sich der Öffentliche Dienst mit einer alternden Belegschaft sowie einem zunehmenden Fachkräftemangel konfrontiert. Im Rahmen des vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) geförderten Forschungsprojektes „Maßnahmen und Empfehlungen für die gesunde Arbeit von morgen“ (MEgA) wurde untersucht, wie sich dies auf die Beschäftigten auswirkt und welche Bedarfe für das Personal- und Gesundheitsmanagement in der Bundesverwaltung daraus resultieren. In circa eineinhalbstündigen, teilstrukturierten Interviews mit 26 Personen in leitenden Funktionen im Human Resource (HR)- oder Gesundheitsmanagement sowie mit Mitgliedern des Personalrats wurden in den oberen und obersten Bundesbehörden der Status Quo, Chancen und Risiken sowie Bedarfe und Umsetzungshindernisse der Themengebiete Digitalisierung, demografischer Wandel, HR-Management, Betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Führung ermittelt. Die Ergebnisse der inhaltsanalytischen Auswertung zeigen vielfältige personal- und gesundheitspolitische Handlungsbedarfe. Für die erfolgreiche digitale Transformation nehmen die Ausstattung mit IT-Technik sowie eine Veränderungs- und Lernbereitschaft von Fach- und Führungskräften einen zentralen Stellenwert ein. Die Interviewpartner*innen identifizierten einen deutlichen Bedarf in der Personalentwicklung und betonten neben der Förderung von Kompetenzen im Umgang mit IT-Anwendungen vor allem die Relevanz von personalen Kompetenzen (wie Fähigkeiten zur Selbstorganisation und Eigenverantwortung). Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels wird ein vorrangiger Bedarf in der Gewinnung und Bindung von Fach- und Führungskräften sowie einem gelingenden Wissenstransfer gesehen. Im Zuge der durch die Digitalisierung und hybride Arbeitsformen veränderten Anforderungs- und Belastungsmuster rücken die Themen gesundheitsförderliche Führung, sowie eine Sensibilisierung für die eigene Gesundheit in den Fokus. Neue Führungsqualitäten sind deutlich angezeigt, um orts- und zeitflexible Arbeitsformen gelingend umzusetzen. Die vorliegende explorative Studie liefert erste Hinweise und Ansatzpunkte zur Gestaltung eines modernen und präventiven HR- und Gesundheitsmanagements in den deutschen Bundesbehörden. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für eine nachfolgende Online-Befragung mit einer größeren Stichprobe, um die in dieser Interviewstudie gefundenen Bedarfe zu validieren und deren Aussagekraft zu erhöhen.

Translation of abstract (English)

Digital and demographic transitions pose major challenges for the public sector in general and the German federal administration in particular. On the one hand, digitalisation is creating new demands on professionals and managers. On the other hand, the public sector is confronted with an ageing workforce and an increasing shortage of skilled workers. As part of the research project “Measures and Recommendations for Healthy Work Practices of Tomorrow” (in German “Maßnahmen und Empfehlungen für die gesunde Arbeit von morgen”, abbr. MEgA) funded by the Federal Ministry of Education and Research, this study investigated how these developments affect employees and what specific needs arise for effective human resources (HR) and occupational health management in the federal administration. The approx. one and a half hour semi-structured interviews with 26 managers working in HR- or occupational health management as well as employee representatives in upper and top-level federal agencies addressed the following topics: status quo, opportunities and risks as well as needs and obstacles in the areas of digitalisation, demographic change, HR management, occupational health management and leadership. The content analysis showed a variety of needs for effective human resource and occupational health management. For a successful digital transformation, equipment with IT-technology as well as professional’s and manager’s willingness to change and learn are of central importance. The interviewees identified a clear need for personnel development. In addition to promoting competencies in dealing with IT applications, they emphasised the importance of personal competencies (such as self-organisation and autonomy). In view of the demographic changes, recruiting and retaining employees as well as successful concepts for knowledge transfer were named as a priority. Furthermore, health-promoting leadership and health awareness gain importance due to changing demands caused by digitalisation and hybrid forms of work. New leadership qualities are required to implement location- and time-flexible forms of work. This explorative study provides a starting point for the design of a modern and preventive HR and occupational health management in German federal agencies. The results serve as basis for a subsequent large-scale online survey aiming to validate the needs identified in this study.