English Title: Human Resources and Occupational Health Management in the Digital and Demographic Change – Needs Analysis in the Federal Administration

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Abstract

Die Bundesverwaltung steht vor der Herausforderung, die digitale Transformation aktiv zu gestalten, bei gleichzeitiger Berücksichtigung des demografischen Wandels. Durch die zunehmende Digitalisierung und Flexibilisierung der Arbeitswelt entstehen neue Tätigkeitsanforderungen und Belastungsmuster für das Fach- und Führungspersonal. Es liegt in der Verantwortung des Personal- und Gesundheitsmanagements, adäquat auf diese neuen Gegebenheiten zu antworten und Lösungen anzubieten, damit Beschäftigte in Zukunft gesund, kompetent und motiviert arbeiten können. Dafür benötigt es eine umfassende empirische Analyse der Anforderungen und Bedarfe des Personal- und Gesundheitsmanagements, die im Rahmen des vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) geförderten Projektes „Maßnahmen und Empfehlungen für die gesunde Arbeit von morgen“ (MEgA) durchgeführt wurde. Basierend auf den Daten einer Online-Befragung, an der 3380 Beschäftigte aus den oberen und obersten Bundesbehörden von Juni bis August 2021 teilnahmen, können eine Vielzahl von Bedarfen und Wünschen im Bereich Digitalisierung, Personal- und Gesundheitsmanagement sowie Führung identifiziert werden. Darüber hinaus werden aktuelle arbeitsbezogene Belastungen sowie individuelle und organisationale Ressourcen erfasst. Für eine gelingende digitale Transformation in der Bundesverwaltung nimmt die informationstechnologische (IT) Infrastruktur bei der Umsetzung ortsflexibler Arbeitsformen, ebenso wie eine professionelle Begleitung bei der Einleitung und Umsetzung von Veränderungsprozessen einen zentralen Stellenwert ein. Die Beschäftigten identifizieren ebenfalls einen deutlichen Bedarf an einer strategisch ausgerichteten Personalentwicklung sowie der individuellen Förderung von Veränderungs- und Lernbereitschaft. Um auch zukünftig ausreichend qualifiziertes und motiviertes Personal gewinnen und binden zu können, muss der Bund attraktivere und flexiblere Bedingungen für die Beschäftigten schaffen. Vor dem Hintergrund einer drohenden Verrentungswelle wird ein essenzieller Bedarf bei der Gestaltung des Wissenstransfers gesehen. Im Zuge veränderter Anforderungen bei der Umsetzung digitaler und flexibler Arbeit und einem daraus resultierenden erhöhten Beanspruchungserleben der Beschäftigten rücken die Themen der gesundheitsförderlichen Selbst- und Mitarbeiterführung, der ergonomischen Gestaltung von Heimarbeitsplätzen und Maßnahmen zur Stressbewältigung in den Fokus. In diesem Zusammenhang sind Führungsqualitäten wie Wertschätzung und Vertrauen den Mitarbeiter*innen gegenüber ebenso gewünscht wie Schulungen zum Thema Führung in hybriden, ortsflexiblen Arbeitsformen. Anhand der identifizierten Bedarfe werden Handlungsempfehlungen für eine gesunde, flexible und moderne Arbeit in den Bundesbehörden abgeleitet.

Translation of abstract (English)

The German federal administration faces the challenge to actively shape the digital transformation while simultaneously considering demographic changes. The progressing digitalization and flexibilization of the working world creates new demands and strains on professionals and managers. The responsibility lies with the personnel and occupational health management to respond to the new circumstances adequately and to offer solutions for employees to stay healthy, qualified and motivated in the future. Therefore, a holistic empirical analysis of needs of the personnel and occupational health management is urgently required. Such an analysis was conducted as part of the research project „Measures and Recommendations for Healthy Work Practices of Tomorrow“ (MEgA) funded by the German Federal Ministry of Education and Research. Based on survey data of 3380 employees from upper and top-level federal agencies collected between June and August 2021 several important wants and needs of professionals and managers regarding digitalization, personnel and occupational health management as well as leadership are identified. Furthermore, data on present job demands and individual and organizational resources within the German federal administration are collected. For a successful digital transformation of the German federal administration, the necessary information technology (IT) infrastructure when working remotely and a professionally managed process when initiating and implementing change are of great importance. The respondents identify a further need for a strategic personnel development and trainings to foster employees’ willingness to change and learn. In order to be able to recruit a sufficient number of qualified and motivated employees, it is essential to create more attractive and flexible working conditions for potential applicants. In light of the imminent wave of retirements, which is expected within the following years, it becomes inevitable to develop and implement the transfer of knowledge of employees leaving the agency. Due to changing demands in a digital and flexible work environment and resulting increases in strains, health-promoting leadership, the health-promoting design of home-based offices and measures to reduce stress gain great importance. In this respect, leadership qualities such as appreciation or trust towards the employees and qualifying managers for leadership in flexible work arrangements are requested. Based on the identified needs, recommendations for healthy and flexible work in the federal administration are derived.