Leitlinien für den Betrieb des Heidelberger Dokumentenservers heiDOK

1. Ziele und inhaltliche Kriterien von heiDOK

   Der Heidelberger Dokumentenserver heiDOK bietet allen Angehörigen der Universität Heidelberg die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente. Im Rahmen dieses Serviceangebots der Universitätsbibliothek Heidelberg werden wissenschaftliche Dokumente unter Einhaltung von Qualitätsstandards im Internet für Forschung und Lehre bereitgestellt.

   Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente gewährleistet.

   Beim Betrieb und der Weiterentwicklung von heiDOK werden Empfehlungen und Standardisierungen nationaler und internationaler Initiativen wie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation (DINI), der Open Archives Initiative (OAI) sowie der Open Access Infrastructure for Research in Europe (OpenAIRE) berücksichtigt.

2. Dienstleistungen der Universitätsbibliothek Heidelberg beim elektronischen Publizieren

   Zu den angebotenen Dienstleistungen der Universitätsbibliothek Heidelberg zählt die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung der durch Angehörige der Universität Heidelberg veröffentlichten elektronischen wissenschaftlichen Dokumente. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente.

   Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren bleiben gewahrt. Die Veröffentlichung in heiDOK steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats wird allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern der Universität Heidelberg angeraten, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich – eventuell nach Ablauf einer Sperrfrist – auf dem Dokumentenserver zu veröffentlichen.

   Die Einhaltung der Urheberrechte und sonstiger betroffener Rechte bei der Publikation auf heiDOK liegt in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente. Die Universitätsbibliothek Heidelberg unterstützt die Autorinnen und Autoren bei urheberrechtlichen Fragestellungen.

3. Das elektronische Dokument

   Unter dem Begriff "elektronisches Dokument" wird im Sinne dieser Leitlinien zum einen ein Dokument verstanden, das auf Text und Grafik basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird. Zum anderen kann es sich auch um ein Dokument handeln, das Audio- und Video-Sequenzen enthält. Ein über heiDOK zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

   1. Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
   2. Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
   3. Es entspricht den von der Universitätsbibliothek Heidelberg vorgegebenen technischen Parametern.

   Die Dokumente werden von den Autorinnen und Autoren selbst bzw. einem Beauftragten per WWW-Formular formal und inhaltlich beschrieben und anschließend in heiDOK eingestellt. Diese Daten sollen zeitlich unbegrenzt online verfügbar sein, die Dokumente sind aber garantiert für mindestens 5 Jahre verfügbar. Die darüber hinaus gehende Archivierung hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab. Die einmal endgültig publizierten Dokumente können nicht mehr verändert bzw. gelöscht werden.

   Die inhaltliche Erschließung der Dokumente erfolgt durch den Autor, über Schlagwörter der Schlagwortnormdatei (SWD), über frei zu vergebende Schlagwörter und über die Einordnung in Klassifikationssysteme (z.B. DDC).

4. Elektronische Dokumente, die über heiDOK veröffentlicht und verbreitet werden

   Folgende elektronische Dokumente werden gespeichert und über heiDOK verbreitet:

   1. Aktuelle Publikationen sowie Kopien bereits veröffentlichter Publikationen von Angehörigen der Universität Heidelberg mit wissenschaftlichen Inhalten,
   2. Publikationsreihen der Universität Heidelberg,
   3. durch Angehörige der Universität Heidelberg herausgegebene Publikationen und Publikationsreihen wie Sammelwerke, Kongressbände, Forschungsberichte, Zeitschriften (E-Journals) oder Serien,
   4. Dokumente, deren Veröffentlichung durch Prüfungsordnungen vorgeschrieben ist (Dissertationen und Habilitationsschriften),
   5. Publikationen und Publikationsreihen von mit der Universität Heidelberg assoziierten Einrichtungen und Personen,
   6. Abschlussarbeiten von Studierenden der Universität Heidelberg wie Diplom-, Examens-, Magister- oder Masterarbeiten.

5. Technische Besonderheiten von heiDOK

   1. Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen versehen, die einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben. Die Adressen werden als PURLs (Persistent Uniform Resource Locator) registriert. Die Administration und Pflege der PURLs wird von der Universitätsbibliothek garantiert.
   2. Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über heiDOK, Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliographischen Metadaten, sowie auch über regionale und überregionale Bibliothekssysteme, Suchmaschinen und OAI-Service Provider (wie z.B. OAIster) möglich.
   3. Bei der Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente sowie für den Austausch der Metadaten werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) genutzt.
   4. Die Archivierungsdauer der Formate hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab. Die garantierte Archivierungsdauer beträgt aber mindestens 5 Jahre.

6. Organisatorische Regelungen

   1. heiDOK wird von der Universitätsbibliothek Heidelberg betrieben.
   2. Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige der Universität Heidelberg und Angehörige von mit der Universität Heidelberg assoziierten Einrichtungen kostenfrei.
   3. Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universitätsbibliothek Heidelberg nach Absprache betreut oder durchgeführt.
   4. Ansprechpartner für alle heiDOK betreffenden Fragen

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